10 Vorlagen für Terminbestätigungs-E-Mails (Therapie)
Eine klare Terminbestätigung reduziert Ausfälle (No-Shows) und schafft Vertrauen. Hier sind bewährte Vorlagen für Ihre Praxis.
Das Wichtigste in Kürze
- Zeitpunkt: Sofort nach Buchung senden (automatisch).
- Inhalt: Datum, Uhrzeit, Ort/Link, Absagefrist.
- Datenschutz: Diskrete Betreffzeilen. Keine Diagnosen im Text.
6 E-Mail-Vorlagen
1. Erstgespräch
Betreff: Terminbestätigung: Erstgespräch bei [Praxis Name]
Guten Tag [Name des Klienten],
vielen Dank für Ihre Buchung. Hiermit bestätige ich Ihren Termin für ein Erstgespräch:
Datum: [Datum] Uhrzeit: [Uhrzeit] Ort: [Adresse / Link]
Wichtig: Bitte bringen Sie zum Termin Ihre Versichertenkarte mit (falls zutreffend).
Absagefrist: Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, sagen Sie bitte mindestens 24 Stunden vorher ab, um Ausfallhonorare zu vermeiden.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
2. Online-Sitzung (Zoom/Video)
Betreff: Ihr Online-Termin am [Datum]
Hallo [Name],
Ihr Video-Termin ist für den [Datum] um [Uhrzeit] bestätigt.
Zugangslink: [Link zu Zoom/Google Meet]
Bitte sorgen Sie für eine ruhige Umgebung und eine stabile Internetverbindung.
Viele Grüße, [Ihr Name]
3. Folgetermin (Standard)
Betreff: Terminbestätigung: [Datum]
Hallo [Name],
kurze Bestätigung für unseren Termin am [Datum] um [Uhrzeit].
Ort: [Link oder Adresse]
Falls etwas dazwischenkommt: [Link zum Umbuchen]
Bis dann, [Ihr Name]
4. Paartherapie
Betreff: Bestätigung: Paargespräch
Guten Tag,
Ihr Termin zur Paarberatung ist für den [Datum] um [Uhrzeit] reserviert.
Bitte beachten Sie, dass für diesen Termin unsere 48-Stunden-Absagefrist gilt.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
5. Warteliste Rückmeldung
Betreff: Termin verfügbar!
Hallo [Name],
es ist kurzfristig ein Termin frei geworden am [Datum] um [Uhrzeit].
Da Sie auf der Warteliste stehen, biete ich Ihnen diesen Platz bevorzugt an. Bitte geben Sie mir bis [Uhrzeit] Bescheid, ob Sie ihn nehmen möchten.
Grüße, [Ihr Name]
6. Zahlungserinnerung (Vorkasse)
Betreff: Buchung ausstehend: Zahlung für [Datum]
Guten Tag [Name],
um Ihren Termin am [Datum] verbindlich zu reservieren, ist eine Anzahlung von [Betrag] erforderlich.
Bitte nutzen Sie diesen Link: [Zahlungslink]
Nach Eingang der Zahlung erhalten Sie eine endgültige Bestätigung.
Danke, [Ihr Name]
Datenschutz-Hinweise
- Keine sensiblen Daten: Schreiben Sie niemals "Bestätigung Therapie Depression" in den Betreff. "Terminbestätigung" reicht.
- Verschlüsselung: Weisen Sie darauf hin, dass E-Mail-Kommunikation Sicherheitslücken haben kann, wenn keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung genutzt wird.
Häufige Fehler
- Manueller Versand: E-Mails händisch zu tippen kostet zu viel Zeit. Automatisieren Sie das über Ihren Kalender.
- Fehlender Link: Bei Online-Terminen muss der Link in der Bestätigung stehen. Suchen nervt.
- Unklare Stornobedingungen: Schreiben Sie die 24h/48h Frist fett in jede Mail.
Praxis-Tipp OnlyCaly verschickt diese E-Mails automatisch für Sie – DSGVO-konform und professionell.
